Menurut Mills 19849. tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor pekerjaan yang dilakukan yakni sebagai berikut. a. Menerima informasi to receive information. Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi to record information. Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman record diminta untuk disimpan menurut hukum seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rincian negosiasi. transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dan analisis penjualan. c. Mengatur informasi to arrange information. Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen seperti, penyiapan faktur/kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan pada umumnya. d. Memberi informasi to give infinmation. Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan. anggaran, faktur,kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen. e. Melindungi aset to safeguard assets. Di samping empat tugas di atas, masih terdapat fungsi kantor yang lain, yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat. uang tunai harus disimpan dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen. Kelima fungsi di atas harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah desentralisasi mungkin tidak diperlukan. Pcmilik perusahaan menerima clan memberikan informasi secara pribadi, di mana sebagian besar rekaman tersimpan dalam ingatan. Akan tetapi, di dalam perusahaan yang lebih besar dan kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang berhubungan dengan perusahaan. Dengan demikian, pengawasan secara rinci atas penanganan uang tunai dan aset lain tidak dapat dilaksanakan. Jadi, dalam hal ini kantor harus memenuhi fungsi tersebut. Kantor adalah pelayan dari manajemen. Selain lima fungsi di atas, kantor masih memiliki empat fungsi lain, yaitu a. Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaanSebagai badan eksekutil, kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi. Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari administrasi pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha, dan humas. b. PerantaraKantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antar bagian dalam organisasi. c. KoordinatorMengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan organisasi. d. Penghubung dengan publikMengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan terhadap organisasi. PustakaManajemen Administrasi Perkantoran Oleh Ida Nuraida,

ABSTRAK Kantor adalah tempat yang mewadahi kegiatan perkantoran baik kegiatan yang bersifat operatif maupun pekerjaan yang bersifat pelayanan dan menghasilkan informasi sehingga kantor haruslah menjadi tempat yang nyaman dan aman untuk bekerja agar pegawai dapat bekerja dengan optimal dan tujuan perusahaan akan tercapai dengan mudah. Untuk mencapai tujuan kantor tersebut salah satu faktor penting dalam peran menjadikan kantor tempat yang nyaman yaitu dengan memperhatikan penataan layout kantor. Tulisan ini menggunakan pendekatan studi pustaka yang dikutip dari beberapa buku dan jurnal terpercaya. Tulisan ini membahas mengenai faktor yang menjadikan lingkungan kerja yang sehat dilihat dari beberapa faktor seperti sistem pencahayaan, warna, udara, pengontrolan ABSTRACT Office is a place that accommodate office activities both operative and work activities that are service and produce information so that the office should be a comfortable and safe place to work so that employees can work optimally and corporate goals will be achieved easily. To achieve the purpose of the office is one important factor in the role of making the office a comfortable place is to pay attention to the arrangement of office layouts. This paper uses literature study approach that is quoted from several books and journals trusted. This paper discusses the factors that make a healthy work environment seen from several factors such as lighting system, color, air, voice control, and office security.

Lingkungan Fisik Kantor Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor. a Persyaratan lingkungan fisik Kantor Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut Kebersihan Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya. Luas Ruang Kantor Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal 3,7 meter persegi Suhu Udara Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius. Ventilasi Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja. Penerangan Cahaya Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja, sedangkan peralatan Fasilitas Kesehatan Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya. Fasilitas Cuci Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya. Air Minum Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus. Tempat Pakaian Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah. Tempat Duduk Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki. Lantai, Gang, Dan Tangga Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar. Mesin Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih. Beban Berat Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan. Pertolongan Pertama Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat – obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja. Penjagaan Kebakaran Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm. Pemberitauan Kecelakaan Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib. b Pentingnya Lingkungan fisik kantor Mempengaruhi kesehatan pegawai pengaruh penerangan yang jelek terhadap penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor penerangan yang jelek mengakibatkan kesalahan – kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan Moekijat,1997. 2. Lingkungan Social Kantor Lingkungan social kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi. Ditinjau dari sasaran komunikasi dan tujuannya dapat dibedakan menjadi Komunikasi Formal Komunikasi ini dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa apapun istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Situasi formal misalnya pada rapat, seminar, lokakarya, pembelajaran di kelas, dll. Komunikasi Informal Komunikasi informal terjadi dalam hubungan keseharian baik antar sejawat maupun dengan bawahan Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal yang terjadi antar pihak lembaga kantor dengan pihak – pihak diluar lembaga kerja. Atau dengan kata lain sebagai hubungan lembaga dengan mitra kerja. Komunikasi Internal Komunikasi ini menunjuk pada komunikatornya maksudnya orang – orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor. Komunikasi Vertikal Komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi, contohnya hubungan antar rector dengan karyawan, rector dengan para dosen, direktur dengan cleaning service. Komunikasi Horizontal Merupakan komunikasi yang terjadi antar teman sejawat. Contoh lain antar dekan di lingkungan PT. antar ketua jurusan di lingkungan fakultas.

sebagai pusat pelayanan informasi kantor harus menjadi sebuah lingkungan yang